Kommunikation

Allerede da I beskrev jeres projekt i ansøgningen, løste I en kommunikationsopgave; nemlig at formidle essensen af jeres projekt eller med andre ord jeres hvorfor, hvordan og hvad.

Det er de samme elementer, I skal bruge, hvis I vælger at udforme en kernefortælling – også kaldet grundfortælling. I skal altså ikke opfinde noget nyt, men I skal stile efter at gøre det, som er vigtigt for jer, forståeligt og interessant for andre.

Ofte bruges en kernefortælling om en organisation, men en kernefortælling på projektniveau kan være en god måde at blive tydelig og enige om jeres projektindhold, hovedbudskaber og sprog.

Tænk på det som en fælles fortælling, der gør, at I formidler projektet ens.

Den gode kernefortælling kan bruges igen og igen, enten i sin helhed eller i mindre bider, når I kommunikerer i og om projektet.

Start med ’hvorfor projektet’, fortsæt med ’hvordan projektet’ og afslut med ’hvad er projektet’ og forsøg at få det hele til at stå på en enkelt side.

Ved at starte med hvorfor, tager I afsæt i jeres motivation og passion, som ofte er noget af det, der skaber størst genklang hos jeres modtager.

Ved tryk på afspil accepterer du cookies og sporing fra den eksterne video-leverandør.

Kommunikationsstrategien indeholder de overordnede linjer for og formål med kommunikationsindsatsen. 

Alle projekter er unikke, men kommunikationsstrategiens forskellige elementer er relevante for stort set alle projekter. Typisk vil denne del af arbejdet være centreret om den eksterne kommunikation.

Klik på hvert enkelt punkt for uddybning.  

Mål

Målet for jeres kommunikation er det, der definerer kommunikationen. Det giver f.eks. ikke mening at gå ind i kommunikationsafdelingen og "bestille" en podcast; medmindre I ved, at det mål I gerne vil nå, nås bedst via en podcast.

Målrettet kommunikation er med til at afgrænse og fokusere jeres kommunikation, hvilket er vigtigt - også for jeres kommunikationsafdeling. 

Spørg jer selv, hvilke mål jeres kommunikationen skal understøtte? Skal den f.eks. bidrage til at skabe kendskab til projektet eller engagere målgruppen? Hvis målene for jeres kommunikation ikke bidrager til projektets målsætninger, er de så stadig relevante?

• Tip til at engagere målgruppen: se vores adfærdsguide om, hvordan I gør det nemt og tilgængeligt for jeres målgruppe at ændre adfærd. 

Målgrupper

Ud over jeres primære målgruppe (dem, I gerne vil skabe en forandring for), er der ofte en række sekundære målgrupper, som kan hjælpe jeres projekt på vej.

Det kan være fagpersoner eller privatpersoner, som har kontakt til jeres primære målgruppe. Det kan være uddannelsesinstitutioner eller andre offentlige institutioner. Det kan være frivillige aktører eller lokalpressen.

List relevante målgrupper og husk samtidig at beskrive de mål, I har for hver målgruppe – hvis I f.eks. har udpeget de lokale naturvejledere som målgruppe, hvad vil I så gerne opnå ved at involvere dem? 

Information om både primære og sekundære målgrupper er relevante i forhold til at nå dem så effektivt som muligt og kan være et mål i sig selv. Kender I deres medievaner eller de forhindringer, der kan være for at fange deres opmærksomhed, så er I godt hjulpet. Viser det sig f.eks., at de lokale naturvejledere er svære at få i tale, kan det måske bedre betale sig at kontakte Naturvejlederbladet.

Når I ved hvem I vil nå, er det nemmere at udvikle og målrette budskab og kanalvalg.

Interessenter

Alle organisationer har en række interessenter; mennesker, som på den ene eller den anden måde er engageret i jeres arbejde.

Overvej gerne med inddragelse af jeres ledelse, hvordan I vil involvere jeres interessenter i det aktuelle projekt. Er der nogle, der skal holdes orienteret løbende? Er der nogle, der med fordel kan inviteres med i en følgegruppe? Er der nogle, der skal tages i ed i forhold til projektets afledte effekt? 

Interessenter er nogle, der har indflydelse på jeres projekts rammer. Derfor skal de også tænkes ind i planen.

Fortælling/budskab

Hvorfor. Hvordan. Hvad. 

Det er de tre hovedspørgsmål, som jeres kernefortælling skal besvare og bygges op om. Husk, at kernefortællingen er til for jer; når først I får et fælles sprog for jeres projekt, så baner det vejen for al den kommunikation, der bliver brug for hen ad vejen.

Kernefortællingen skulle altså gerne både spare tid og give et fælles sprog for jeres projekt.  
Formuler tre hovedbudskaber for jeres projekt og gør dem så korte og mundrette som muligt. Hovedbudskaberne skal formidle det, I mener er allervigtigst, at jeres modtagere husker om jeres projekt. F.eks. ”I Projekt Ungdomsfællesskaber i det fri skal alle kunne være sig selv i naturlige omgivelser”. 

Visuel identitet

I har allerede en visuel identitet i jeres organisation. Jeres logo, materialer og hjemmeside ser ud på en bestemt måde. Jeres projekt skal naturligvis altid kunne fungere sammen med jeres eksisterende visuelle identitet, men der er nogle spørgsmål, som I med fordel kan stille jer selv.

Hvordan ser projektet ud? Billeder siger ofte mere end 1.000 ord. Så hvad skal visuelt kendetegne projektet? Hvilket foto, design, evt. logo udtrykker bedst projektet ift. formål og målgrupper?

Ofte er det en god idé at få taget nye fotos, der kan understrege jeres fortælling og hovedbudskaber, og som I kan bruge i artikler, på hjemmeside, sociale medier mv. Jeres nye projekt må med andre ord gerne adskille sig fra andre projekter, så det er tydeligt for jeres modtagere, hvornår de møder netop dette projekt.

Ift. GDPR er det afgørende, at I indhenter samtykkeerklæring fra personer, der fremgår af foto/video, og at I sikrer jer deres accept af, at medier og fonden må benytte materialet i sin kommunikation. Husk, at et samtykke altid kan trækkes tilbage. 

Se til inspiration den samtykkeerklæring fonden bruger.

Talsmand

Hvem udtaler sig til medier om projektet eller bestemte dele af det? Sørg for, at jeres talsperson kender kernefortællingen og hovedbudskaberne. Sørg for altid at kigge på den aktuelle henvendelse og forbered den særskilt.

Kernefortælling og hovedbudskaber er jeres rygrad i formidlingen af projektet, men den enkelte forespørgsel kan kalde på andre budskaber. Formulering af konkrete budskaber giver jeres talsperson en ramme at udtale sig ud fra. Tænk på, hvad der er det vigtigste, modtagerne tager med sig.

Risikohåndtering

Hvilke potentielle risici er der i projektet og den eksterne kommunikation af det?

I enhver kommunikationssituation kan det betale sig at overveje indvendinger og kritik. Det gør jer på den ene side stærkere og mere nuanceret i jeres argumentation, og det giver jer på den anden side mulighed for at imødegå noget af kritikken ved f.eks. at sige den højt. 

I eksemplet med ungdomsfællesskaberne i naturen kunne nogle måske indvende, at der ikke var lige muligheder for alle unge i forhold til deltagelse, fordi projektet krævede en vis fysisk aktivitet. Den kritik kan det være godt at kende og komme i forkøbet ved f.eks. at nævne de overvejelser, projektet gør sig om tilgængelighed. 

• Tip: Gør det til en fast del af jeres kommunikationsarbejde at lade en medarbejder i teamet være djævlens advokat, når I skal kommunikere eksternt. 

Succeskriterier

Hvilke mål har I for kommunikationsindsatsen, og hvordan måler I løbende på, om I er på rette vej? Det er altid en hjælp at vide, hvornår noget er gået som ønsket.

Vær dog opmærksom på ikke at ’opfinde’ afkoblede kommunikationsmål. Tag udgangspunkt i jeres projektmål – også når I udarbejder eksterne kommunikationsmål. Kommunikationen må aldrig blive en parallel-indsats, men skal støtte op om det ’hvorfor’, ’hvordan’ og ’hvad’, som I har beskrevet i jeres kernefortælling. 

• Tip: Sammenlign jeres eksterne kommunikationsmål med jeres projektmål og tjek, om der er sammenhæng.
• Tip: Kommuniker altid for projektets skyld!

Hvordan sikres Tietgenfondens visuelle og tekstuelle synlighed/kreditering i kommunikationen; herunder i evt. tredjeparts kommunikation? Og hvordan sikres den permanent – f.eks. i form af skiltning ved projektet?

• Materialer
  Ved udarbejdelse af materialer (f.eks. plakater, brochurer, annoncer, videoer m.m.) skal I kreditere Tietgenfonden ved at indsætte fondens logo. For at sikre at fonden krediteres på den rigtige måde, beder vi jer indledningsvist om sende materiale med fondens logo eller navn til godkendelse i fonden.
  
  Find logo her
• Sociale medier
  På sociale medier må I gerne tagge @tietgenfonden i relevante opslag.
• Ekstern offentliggørelse
  Før ekstern offentliggørelse af fondens uddeling til projektet skal I sende os pressemeddelelse/tekst til godkendelse. I pressemeddelelser bruges fondens navn, ikke logo.
• Interviews
  Ved interviews om projektet bedes oplyst, at projektet er støttet af Tietgenfonden.