Politik for dataetik

Dataetik hviler på fondens værdier

Tietgenfonden er en ikke-erhvervsdrivende fond med et samfundsgavnligt formål og en betydende filantropisk virksomhed, der skal afspejle ordentlig adfærd i alle handlinger både internt og overfor omverdenen.

Nærværende politik for dataetik er baseret på fondens håndtering af data, og hviler på de tre grundlæggende værdier i fonden:

• Engagement - skaber muligheder
• Respekt - bygger bro mellem mennesker
• Ordentlighed - er grundlag for tillid

Således bliver enhver form for databehandling- og indsamling foretaget på måde, der afspejler respekt for det enkelte individ og med henblik på kontinuerligt at forbedre ansøgningsprocessen og ønsket om at være til gavn og tilgængelig. Tietgenfonden støtter aktiviteter, der fremmer samfundsgavnlige formål, herunder dansk erhvervsliv, og arbejder derfor med en bred vifte af samarbejdspartnere (ansøgere, støttemodtagere, interessenter, leverandører m.v.).

Tietgenfondens politik for dataetik genbesøges af bestyrelsen for eventuel opdatering hvert år.

Formål

I forbindelse med Tietgenfondens uddelingsarbejde, projektopfølgning, kommunikation og videndeling, sker der dataindsamling på forskellige områder. Formålet med nærværende politik er at redegøre for Tietgenfondens generelle dataindsamling- og anvendelse med henblik på at sikre transparens.

Nærværende politik for dataetik suppleres af Tietgenfondens overordnede databeskyttelsespolitik samt persondatapolitik, der er tilgængelig på Tietgenfondens hjemmeside.

Data

De typer data som Tietgenfonden anvender og indsamler er primært af ikke-personhenførbar karakter, men kan i enkelte tilfælde være personhenførbart.

Der er primært tale om data som indsendes i forbindelse med fondsansøgning og forudgående vurdering af projekter, samt besøgsdata via trafikanalyseværktøjet Matomo i forbindelse med besøg på hjemmeside og tilmelding til videndelingsarrangementer. Der anvendes ikke cookies og politik for dette fremgår af hjemmesiden.

Som udgangspunkt, vil både ikke-personhenførbare og personhenførbare data blive indsamlet af Tietgenfonden via eksterne leverandører, der drifter fondens ansøgningssystem og hjemmeside. Dataindsamlingen foregår efter aftale med og på vegne af Tietgenfonden og der vil altid være indgået databehandleraftaler, der sikrer, at det sker i overensstemmelse med instrukser fra fonden.

Hvordan beskyttes data

Tietgenfonden overvåger løbende de potentielle cyberrisici i forbindelse med dataindsamling og -behandling både internt og hos databehandlere, ligesom der rapporteres på risici til fondens bestyrelse 5 gange årligt i forbindelse med bestyrelsesmøder. Hvert tredje år foretages en ekstern risikovurdering af fondens cyber-sikkerhed, senest foretaget i 2021.

Tietgenfonden køber ikke eksterne data fra andre parter.

Hvordan indsamles data

Indsamling og behandling af data sker primært via Tietgenfondens ansøgningssystem, i forbindelse med ansøgning til fonden, ved forhåndsvurdering af projekter på hjemmesiden samt i forbindelse med tilmelding til videndelingsarrangementer og nyhedsbrev.

Anvendelsen af data

Tietgenfonden benytter den indsamlede data til statistik, analyse, sagsbehandling og udvikling med henblik på at sikre en optimering af Tietgenfondens arbejde som almennyttig, uddelende fond.

Data indsamlet af Tietgenfonden, eller eksterne leverandører på vegne af Tietgenfonden, sælges ikke til tredjeparter.

Anvendelse af data i det daglige arbejde, er forankret i nedskrevne forretningsgange. Medarbejdere, som løser opgaver på vegne af Tietgenfonden, involveres og trænes årligt via awareness-workshops med GDPR og forsvarlig dataindsamling og -behandling som omdrejningspunkt. I tillæg til nærværende politik for dataetik, har fonden i 2021 udarbejdet et adfærdskodeks, som mere generelt beskriver retningslinjer for medarbejderes adfærd.

Nye teknologier

I forbindelse med ibrugtagning af nye teknologier og IT-systemer, vil daglig ledelse i Nordea-fonden, i henhold til administrationsaftalen, inddrages og være ansvarlig for IT-sikkerheden. Derudover undersøges, hvorvidt den anvendte data indeholder personhenførbare data. Såfremt dette er tilfældet, vil daglig ledelse i Nordea-fonden sikre at databeskyttelsesforordningen overholdes. For mere information i forbindelse med behandling af personhenførbare data henvises til Tietgenfondens databeskyttelsespolitik og persondatapolitik på hjemmesiden.

Ansvar

Det overordnede ansvar i forbindelse med beslutninger, brug og implementering af nye teknologier samt brugen af ikke-personhenførbare og personhenførbare data er forankret hos Nordea-fondens daglige ledelse, i henhold til administrationsaftalen med Tietgenfonden, der løbende bliver inddraget og orienteret og foretager en evaluering heraf.

Det dataetiske kompas